¿CÓMO HACER FIESTAS FELICES PARA SIEMPRE?
Los secretos que nadie te cuenta
“Las fiestas felizmente memorables no nacen de la casualidad. Se construyen sobre bases sólidas que combinan el afecto, la intención y la comprensión profunda de las relaciones humanas.
Fiesta es compartir lo que uno siente con la gente que uno quiere. El resto, es un juego.
Sergio Bek
Los recuerdos pueden fabricarse
¡Que sean buenos! Porque son para siempre.
Una fiesta dura algunas horas, y la vas a recordar siempre.
Los deseos, preferencias, posibilidades y decisiones para llegar a un diseño adecuado y que te entusiasme son muchos. Además, suelen ser varias las personas con las que tenés que evaluar cada aspecto.
Llegar hasta la fiesta, transitar su desarrollo y lo que suceda después de realizada puede ser un camino largo y a veces áspero. Para que disfrutes del recorrido, llegues bien a destino y todo sea una experiencia maravillosa de recordar, compuse esta mini guía.
Aquí trato el proceso que considero ideal para producir un evento impecable. El orden tiene un sentido estratégico y, para cada instancia, te dejo algunos tips. Es un resumen bastante esquemático y requiere de mucha más elaboración (juntos), pero como guía y desafío, creo que es suficiente.
Esto no es un manual teórico, sino la síntesis de mis propias vivencias de más de cuatro décadas y tres mil eventos producidos, de los cuales conduje personalmente la mitad. En cada uno probé algo, aprendí mucho y finalmente detecté cuáles eran los factores que convierten una fiesta en una fiesta maravillosa. Y que no te quede duda alguna, ¡no se trata de dinero!
No se puede dar en efectivo lo que no se tiene de afectivo.
Una fiesta puede ser espectacular y vos ser un simple espectador. Otra puede ser muy austera y ser divertida, emocionante y participativa. En realidad, ambos ejemplos reúnen, en distinta proporción, los mismos aspectos. Por otro lado, están las delirantes, absurdas y sin sentido; yo en esas no me anoto.
Ahora leeme bien: ¡todas van a ser inolvidables! Incluidas las que fueron un desastre.
Esta forma de diseñar y producir sirve para que cualquier evento sea exitoso y se convierta en un recuerdo feliz. No es invento mío; ¡las fiestas me lo enseñaron! Mía es la búsqueda, la experiencia capitalizada, el aprendizaje constante y la pasión por hacer cosas que salgan bien y hagan sentir bien.
Cuando empecé a trabajar en esto, observé que, aunque se hicieran con la misma estructura, en el mismo lugar, con la misma música, y hasta la misma gente, ninguna fiesta era igual a otra y algunas eran ¡mucho más lindas! Las modas, las copias y la famosa competencia para ver quién la hacía más grande, no tenía nada que ver con el resultado. Había un denominador común en las mejores: Si los homenajeados ocupaban el verdadero centro y todo los reflejaba a ellos, la fiesta no era solamente única, ¡era extraordinaria!
Aquí va entonces el consejo número uno del diablo que sabe más por viejo:
¡Que cada uno haga la fiesta que quiera! Y vos, ¡hacé la tuya!
Yo te acompaño.
El contenido de esta página lo estoy armando, expandiendo, modificando ordenando, etcétera, todo el tiempo. Siempre se puede actualizar, reinventar y mejorar algo, ¿viste?
La única constante, es que nunca está terminado.
Cómo organizar una fiesta felizmente memorable:
(Mini esquema)
Definición de Fiesta
- "Compartir lo que uno siente con la gente que uno quiere."
- Motivos de celebración: Culturales, tradicionales osimplemente porque sí.
Planificación
- Qué Quiero Hacer: ¿Quiero o se acostumbra?
- Formas No Convencionales: Paseo en barco, picnic en el parque, quinta con pileta, City Tour...
Decisiones
- Quién Define lo Posible: Yo/Nosotros, padres, jefes, capitalistas, la religión.
- Presupuesto: Se calcula y evalúa más adelante en base a las elecciones deseadas.
Invitados
- Con Quién Quiero Compartir: Es la esencia del evento y motivo de su éxito o fracaso.
- Sí: Gente que quiero. Listado 1
- No Sé: Listado 2
- No Quiero pero: Considerar la relación y la oportunidad de mejorarla.
- Compromisos: El invitado de compromiso viene de compromiso o de chusma.
- Invitados de otros: La decisión final es de los homenajeados.
- Lista de Invitados: Confeccionar la lista primaria que se ajustará según elecciones y posibilidades presupuestarias.
Presupuesto
- Ver Planilla adjunta: (No la busques porque todavía no está)
Espacios Probables
- Tipos: Salón, teatro, escuela, club, estadio, quinta, barco, parque...
- Consideraciones: Distancia, accesibilidad, capacidad, climatización, electricidad, baños, seguridad, infraestructura, servicios incluidos, limitaciones horarias.
Modelo de Evento
- Opciones: Cocktail, cena, desayuno almuerzo, brindis,
- Catering: Buffette, Cake Party, Pizza Party, Temática... Dentro de todas las opciones posibles considerar variantes vegetarianas, veganas, para celíacos, sin sal, kosher.
- Bebidas: Con alcohol, sin alcohol, con gas, sin gas, barra de jugos extraídos...
- Servicios técnicos y artísticos: Sonido, iluminación, DJ/VJ, video proyección, video grabación, fotografía, shows, intervenciones, stands, accesorios, souvenirs, insumos de cortesía.
- Ambientación: Decoración, globos, telas, fondos... personalización.
Fiesta Temática
- Diseño Integral: Escenografía, ambientación, catering, música, shows, actores...
Invitación
- Medios: Personal, tarjeta, mail, web, WhatsApp, correo, actoral.
- Reconfirmación: Realizado por el Servicio de producción vía WhatsApp.
Recomendaciones
- Vestuario y Calzado: Considerar doble calzado, pantuflas, muda de ropa.
- Traslados: Propios y de invitados (Uber, combi, micro).
- Consejos muy importantes:
Evitar dietas adelgazantes desde 7 días antes,
no tomar calmantes el día del evento,
comer sin falta durante el día aunque sea poco.
Armar el "escenario"
- Plano: General
- Ubicación y distribución estratégica de mesas o espacios según tipo de invitados.
Preparación
Plan Murphy: "Si algo puede salir mal, va a salir mal, y en el peor momento.
- Revisar todo antes, tener recursos de repuesto, plan B y plan de contingencia.
- Improvisación: Surge de la mejor preparación, creatividad y recursos disponibles.
Vivencia
- Conclusión: La experiencia es clave, cada fiesta es única, cada uno hace la que quiere.
¡Todas se recuerdan!
¿Por qué?: Hay un motivo familiar, cultural, tradicional, o simplemente porque sí.
¿Qué hago?: ¿Hago lo que quiero o lo que se acostumbra?
¿Cómo?: Fiesta tradicional, temática, salón, barco, parque, playa…
¿Quién tiene la última palabra?: Los homenajeados. Incluídos los menores de 2 años.
El principio
Los invitados, después de los homenajeados, son el pilar sobre el que se construye una celebración exitosa. No se trata de cantidad, sino de energías que se complementan.
¿Cómo podés elegir?
Con los que querés invitar, hacés la primera lista y punto. A continuación, de ser necesario, podés hacer una evaluación sincera, usando la fórmula:
“Me quiere mucho, poquito o nada”:
Mucho: Si
Poquito: Puede ser
Nada: No
Los invitados
La selección
Cuando se trata de un grupo familiar todos pueden elegir y es es necesario consensuar. Hay maneras de hacerlo evitando situaciones molestas.Invitados de otros (Padres, hermanos): Preferentemente sí para felicidad y comodidad de ellos.
Los invitados de “compromiso”, vienen de compromiso.
3 tips para asegurarte una buena fiesta
1- Compartila con gente que querés y que te quiere.
El afecto es imprescindible, el resto, es un juego.
2- La diseñamos juntos, desde vos y para vos.
Sos lo único absolutamente original. Partiendo de quién y cómo sos, la fiesta será única. Conocer tu estilo, qué cosas te gustan, cuáles no, tus ilusiones, ideas, expectativas y deseos, me permite armar una fiesta a tu medida. Yo pregunto, escucho y sumo ideas hasta que diseñamos el modelo. Es un proceso creativo, divertido y apasionante, disfrutás la fiesta desde que la empezas a imaginar. Y lo hacemos juntos.
3- Del resto, me ocupo yo.
Me acuerdo como si fuera hoy
Cuando mirás fotos, videos u objetos relacionados con un suceso, volvés a sentir la emoción que viviste originalmente.
Una fiesta es uno de estos momentos cuyo recuerdo es intenso y para toda la vida.
Podemos fabricar las experiencias que queremos vivir, para que su recuerdo sea feliz.
El cerebro graba en la memoria los hechos junto con la emoción asociada, por eso, cuando recordamos algo sentimos las mismas emociones y sensaciones de aquel momento como si fuera hoy.
Una fiesta es uno de estos momentos cuyo recuerdo es intenso y para siempre. La buena noticia es que podemos fabricar las experiencias que queremos vivir, para que su recuerdo sea feliz.
El proceso comienza por la idea de evento que ya tengas y avanza por una etapa imaginativa en la que vale todo, incluidas las propuetas más creativas y hasta extravagantes que yo pueda proponer.
Durante este ejercicio, tu expresión facial me va a decir sí, no, no sé, y a veces me vas a decir, “estás loco”, algo que durante esta etapa en mi trabajo escuché un par de veces. A partir de tus reacciones voy ajustando la puntería. Podemos delirarnos con cualquier cosa, total, bajar a lo convencional es muy fácil.
Finalmente, el método infalible para decidir, es imaginar cómo te vas a sentir en la fiesta a partir de tu elección. Imaginar el momento y cómo sería tu recuerdo. Si el sentimiento es lindo y placentero, te entusiasma y al mismo tiempo te da miedo a que no resulte, estamos ante una elección que puede ser maravillosa. Y así, punto por punto vamos acomodando las piezas que fuimos eligiendo o creando.
La fábrica funciona siempre, para cualquier evento y no importa cuántos sean los decisores. Siempre el privilegio de la elección lo tienen los homenajeados.
¿Quién ocupa el rol protagónico?
¿Qué identidad tiene un evento?
Es obvio que los protagonistas son los homenajeados, por el motivo y la naturaleza misma de la reunión, y sus invitados, sus afectos, que los acompañan en íntima relación. ¿Pero siempre es así? Muchas veces el envoltorio es el protagonista y el caramelo queda oculto, tapado.
Algunas personas priorizan la magnitud y el impacto visual, la ambientación, los artistas famosos, y otros elementos que, si no hay situaciones protagónicas de homenajeados e invitados, ocupan el lugar de los recuerdos.
Todo el diseño y la producción de una fiesta debe apuntar a cumplir el deseo de los homenajeados. Todo lo que ellos elijan es válido, sobre todo darse los gustos y no hacer lo que no les gusta.
La identidad de un evento es la de sus protagonistas, los homenajeados.
La ecuación es exacta e indiscutible: Homenajeados felices, fiesta feliz.
El slogan de una empresa de catering, en Nueva York es “A caterer that reflects you, not your caterer“. “Un servicio que te refleja a vos, no al servicio”, Algo que los profesionales debemos tener presente si queremos dar un servicio de excelencia.
Las caras de felicidad de los novios muestran que la están pasando bien. A otra pareja podría no gustarle y no por eso esta pareja es divertida y la otra un plomo.
Homenajeados felices, fiesta feliz.
La primera ley de Murphy en fiestas
“Si algo puede salir mal, va a salir mal y en el peor momento”.
Una cosa es el imponderable y otra muy distinta la falta de planificación, incluidas las alternativas de animación y resguardos técnicos que resuelvan lo “imponderable”.
Hay cosas que parecen imprevisibles y sin embargo uno las puede predecir, basado en la imaginación o en la experiencia, siempre y cuando haya aprendido de ella.
Siempre bromeé con que “Murphy” era mi socio, que venía conmigo a todos lados. Por eso me acostumbré a pensar en “If – then – else”, si pasa esto hago esto, o esto otro en todo caso.
¡Y siempre pasa algo!
Lo importante es resolver rápido el problema o modificar inmediatamente la secuencia programada, tratando de que no se note y que no afecte el desarrollo del evento.
Ejemplo, hoy en día hay grupos electrógenos ya instalados en muchos salones. Aunque parezca mentira, esta previsión es muy reciente. Hace unos cuantos años, la frecuencia de cortes era altísima y los salones no tenían grupos electrógenos. Era altamente probable que nos quedaramos sin luz, así que diseñé un par de secuencias de animación y cambios en el desarrollo del evento que podían prescindir del uso de la electricidad, y lograr que la fiesta no termine “en un triste recuerdo”. Una secuencia resultó tan divertida que quedó como una rutina de animación que simulaba un corte de energía.
Tiempo después los clientes comenzaron a preguntar en los salones si tenían grupo electrógeno y como no solían tener, los productores sugeríamos con seductora insistencia, su alquiler.
La tostada siempre cae del lado del dulce. Tené más tostadas preparadas, dulce de reserva, y una persona atenta a limpiar rápido, antes de que alguien se resbale.
No hay segunda oportunidad para que un evento salga bien. Es imprescindible estar preparado para afrontar cualquier complicación, inclusive para improvisar, considerando que “una buena improvisación surge sólo de una excelente preparación”.
Una fiesta bien orquestada
Ritmo y armonía.
Son muchas las piezas que intervienen en la secuencia del evento y deben funcionar armónica y rítmicamente.
Al igual que en una orquesta, la calidad de cada instrumento es importante y la del ejecutante más aun.
La distintas secciones, cuerdas, vientos, maderas, metales, solistas, coro, están estratégicamente dispuestos sobre el escenario, y suenan en primer plano, se silencian o acompañanan, según el momento de la obra.
Del mismo modo la gastronomia, la animación, el fotógrafo, el show, se complementan y ocupan su lugar y su tiempo.
El director debe conocer la partitura, a los músicos, y sobre todo comprender profundamente lo que el autor quiso expresar y conducir.
El productor compone la obra junto a los protagonistas, asesorta, propone, recomienda recursos. Finalmente administra y conduce la interacción de los servicios en el desarrollo del evento, la obra, de manera imperceptible para el público, optimizando el fluir y en consecuencia los resultados.
Apagá tu celular y tosé lo mínimo posible.
Etimológicamente, la palabra “orquesta” procede del griego orchêstra, “zona para bailar”.
Vaya vaya.
Más consejos y guías para armar tu evento
Continuará…
Consultas
Estoy actualizando constantemente esta WEB, así que podés pasar cada tanto para ver “¿Qué hay de nuevo viejo?”
(Si encontrás Bugs ¿Me avisás?)